Tableau soporta dos tipos de conexión a nuestros datos que reciben los nombres de En tiempo real y Extraer. Podemos ver la opción seleccionada en cada momento cerca de la esquina superior derecha de la interfaz:
Las conexiones "En tiempo real" -opción por defecto- dejan los datos en el servidor o fichero del que extraigamos los datos. Esta opción es especialmente recomendable cuando nuestros datos están alojados en un servidor de bases de datos de alto rendimiento y queremos que la gestión de los datos se realice en dicho servidor y no en nuestro ordenador, o cuando queremos que nuestro informe muestre de forma instantánea cambios que puedan producirse en los datos, aunque, para que esto último sea posible, los datos deberán estar alojados en un servidor adecuado (como SQL Server).
Las conexiones tipo "Extracto" (opción "Extraer") extraen los datos de su fuente y los cargan en la memoria de nuestro ordenador. Esta opción es recomendable cuando el servidor en el que están alojados los datos no destaca por su rendimiento, o cuando no queremos afectar al rendimiento de dicho equipo con nuestras consultas (por ejemplo, si se trata de un servidor que dé servicio a toda la empresa).
Las conexiones con fuentes de datos configuradas como "en tiempo real" se actualizarán cada vez que abramos el libro de trabajo Tableau. Por el contrario, las configuradas como "Extracto" deberán ser actualizadas manualmente.
Al seleccionar esta última opción se mostrará en la interfaz la opción Editar junto al botón de selección del tipo de conexión:
Un clic en esta etiqueta abre una ventana en la que podemos configurar cómo se van a almacenar los datos en la memoria de nuestro ordenador, así como especificar filtros que limiten los datos a cargar:
En la parte superior podemos escoger cómo se almacenarán los datos, si en una tabla individual (opción por defecto) producto de un join entre todas las tablas, o como tablas múltiples, realizándose los joins cuando se realice la consulta.
Esta opción solo afecta a la forma en la que los datos se van a almacenar, no afecta a la forma en la que se van a mostrar en la interfaz de Tableau.
La opción de tablas múltiples puede reducir la cantidad de memoria requerida, pero no permite añadir filtros ni especificar el número de registros a leer, entre otras cosas.
En el caso de que optemos por la opción de Tabla individual, podemos añadir filtros que limiten el número de registros a leer. Esta opción es semejante a la vista de creación de filtros. Por ejemplo, si deseásemos cargar solo los registros asociados a ventas de 2019, haríamos clic en el botón Añadir (véase la imagen anterior), seleccionaríamos el campo Order Date, a continuación seleccionaríamos Años, haríamos clic en el botón Siguiente y seleccionaríamos el año 2019. Un clic en Aceptar nos mostraría el listado de filtros siendo aplicados:
Una vez seleccionado uno de los filtros que se estén aplicando, un clic en Editar... nos permitiría editarlo, y un clic en Eliminar lo eliminaría. En nuestro caso lo eliminamos...
La opción de Datos agregados agrega las medidas (valores cuantitativos de nuestros datos) según el criterio que se escoja, lo que puede minimizar el tamaño del archivo generado, así como mejorar el rendimiento del programa, a costa, eso sí, de perder granularidad. Por ejemplo, si tenemos 2 ventas de 100 y 200 euros en 2018 y una de 400 euros en 2019 y agregásemos a nivel de año, los tres registros mencionados quedarían reducidos a dos: uno para 2018 de 300 euros, y uno para 2019 de 400 euros.
En la parte inferior de la ventana tenemos una opción (Número de filas) que nos permite limitar el número de registros a leer. Por defecto se leen todas las filas, pero podemos hacer clic en la opción Principales y fijar el número de los últimos registros a leer. La opción de Actualización incremental que está disponible en Todas las filas cargará las filas o registros nuevos desde la última actualización y los añadirá a los existentes.
En el caso de optar por el tipo de conexión Extraer, se generará un fichero .hyper que definirá la extracción a realizar. Este tipo de ficheros sustituyen desde la versión 10.5 de Tableau a los antiguos ficheros con extensión .tde.
